В Україні вже понад три роки офіційно діють електронні трудові книжки. Це аналог паперового документу. Тим часом до червня 2026 року працівники і роботодавці мають час їх дооцифрувати.
Про впровадження реформи розповів під час брифінгу в Рівненській ОДА заступник начальника управління інформаційних систем та електронних реєстрів - начальник відділу ведення електронних реєстрів Головного управління Пенсійного фонду України в Рівненській області Дмитро Гребень.
«Ці зміни були запроваджені для покращення, а саме: пришвидшення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та пов'язаних з цим ризиків псування книжки або навіть її втрати. Тобто, якщо людина втратить свою трудову книжку, то її відновлення – це досить довгий клопіткий процес. Якщо ж ці відомості будуть збережені в центральній базі, вони залишаться там назавжди», - пояснив Дмитро Гребень.
Так, усі роботодавці з червня 2021 року зобов'язані звітуватись й подавати до Пенсійного фонду України відомості про зміни у своїх відносинах з працівниками. Зокрема, відомості про початок трудових відносин, зміни, переведення з посади на посаду, звільнення, заохочення та всі інші події, які зазвичай до того вносили на папері.
Крім того, роботодавці ще зобов'язані до 10 червня 2026 року відсканувати та передати до Пенсійного фонду трудові книжки всіх своїх діючих працівників. Вони будуть перевірені пенсійним фондом, а інформація до них буде внесена до реєстру застрахованих осіб. Подавати інформацію про трудову діяльність може роботодавець та безпосередньо сама особа.
"Самостійно це можна зробити на веб-порталі ПФУ, увійшовши до нього за допомогою кваліфікованого електронного підпису. В розділі "Комунікації" вибрати пункт меню "відомості про трудові відносини", - зазначив Дмитро Гребень.
Окрім трудової варто відсканувати і подати всі документи, які впливають на страховий стаж особи. Наприклад, це може бути диплом про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини для жінок, військовий квиток.
Перед скануванням варто переконатися, що всі необхідні дані заповнені правильно. Також копія повинна бути в кольорі та зроблена із оригіналу документу.
